Электронный документооборот – автоматизированный помощник для организации

Ни одна организация, будь то большой производственный завод или малое предприятие, не обходится, так или иначе, без ведения делопроизводства. Любые документы должны быть учтены, систематизированы, вовремя передаваться по месту назначения. От эффективности организации документооборота зависит и успех деятельности самого бизнеса.

электронный документооборот

Электронный документооборот – требование времени

Постепенно уходят в прошлое письменные регистры по входящей и исходящей корреспонденции, да и сами письма все чаще печатаются и сохраняются на компьютерах. Во многих компаниях деловая переписка также ведется с помощью интернета. Бухгалтерский учет также ведется в основном в автоматизированных бухгалтерских программах. А предприятия с большой численностью сотрудников даже обязаны по закону сдавать свою отчетность по электронке.

В связи с чем в Федеральном законе №1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи (ЭЦП)», было не только введено понятие цифровой подписи, но и условия ее использования, а также признание использования ЭЦП равнозначной ручной подписи на бумажном носителе.

Сегодня к услугам предприятия, желающего идти в ногу со временем и автоматизировать процесс документооборота с должной эффективностью, предлагается множество различных программ, как отдельных, так и комплексных систем.

Преимущества электронного документооборота

В  середине 90-х годов была создана система автоматизации документооборота. Пакет программ электронного документооборота позволил своим пользователям решить ряд важнейших функций.

  • Обеспечение приема электронных документов, поданных по электронной почте, факсу и даже на бумажных носителях. В системе формируется регистрационная карточка каждого документа, прослеживается его связь с другими элементами, а также автоматизировано формирование различных шаблонов типовых бланков, договоров в формате MSWordили Excel.
  • Хранение электронных документов в собственном хранилище системы, причем функция позволяет даже работать с архивами.
  • Управление движением документов. Эта функция организует работу всего документооборота. Так один документ одновременно проходит все стадии: проектирование, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу в архив. И все это в электронном исполнении значительно сокращает время управленцам на работу с бумагами.
  • Безопасность аутенфикации и разделения прав доступа позволяет не только хранить в системе конфиденциальные данные, но и скрывать информацию от непосвященных лиц. В ней также можно задать право подписи конкретных документов определенным сотрудникам, остальные не будут иметь доступа к ЭЦП системы.
  • Экономия от использования электронной системы заключается не только в экономии трудовых и материальных затрат, но и в эффекте от унификации документов на предприятии в целом, сокращения времени работы с документами и создания единого документального поля, а также полного контроля над всеми файлами, их движением и исполнением.

Переход на электронный документооборот вовсе не означает, что компании нужно полностью отказаться от ведения бумажного делопроизводства.  Оба этих способа вполне могут сосуществовать рядом, если ответственное лицо сможет не путаться с ними. Но лучше, конечно, использовать одну какую-то систему.

В общем, введение электронного документооборота в деятельность любой организации становится эффективным инструментом для ведения и контроля над бизнесом любого руководителя.

Похожие статьи: